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Preguntas Frecuentes Gestión Documental

Gestión Documental

 

¿Qué es la Gestión Documental?

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

 

¿Porque es importante la Gestión Documental en la FUP?

Porque nos va permitir controlar y centralizar la documentación recibida y producida, además de tener un acceso a la información de manera más rápida, segura y oportuna lo que se verá reflejado en un servicio más eficiente y eficaz.

 

¿Qué aporta una buena Gestión Documental en la FUP?

Mayor facilidad de recuperación de información y mayor acceso a la información., mayor accesibilidad a la documentación de la FUP, ahorro de gasto en copias, duplicados, reducción de espacio de almacenamiento, mayor control de la gestión, mayor productividad, mejora en los procesos, mayor seguridad de los documentos.

 

¿Qué es un Archivo de Gestión?

El archivo de gestión corresponde a los documentos organizados, que se generan y tramitan en una dependencia o área, en cumplimiento de sus responsabilidades y sometidos a continua utilización y consulta.

 

¿Quién es el responsable de organizar los documentos en el archivo de Gestión del área?

Cada Jefe con su equipo de trabajo, definirán los responsables del manejo y organización de los archivos en el área. Cuando se presenta un cambio de responsables, se debe informar a Gestión Documental para realizar: capacitación, seguimiento, acompañamiento, etc.

 

¿Qué instrumentos archivísticos debo tener en cuenta para organizar mi archivo de Gestión?

Las Tablas de Retención Documental

 

¿Si al revisar la Tabla de Retención Documental de la Unidad Administrativa o Académica, no encuentro en cual serie documental clasificar algún documento, qué debo hacer?

Se debe colocar en contacto con el área de Gestión Documental para revisar el caso.

 

¿Si al revisar la Tabla de Retención Documental de la Unidad Administrativa o Académica, encuentro información que ya cumplió su tiempo de retención, qué debo hacer?

  • Revisar el mes asignado en el cronograma de Transferencia Documental.
  • Revisar el procedimiento de transferencia documental.

 

¿Qué pasa si se realiza un cambio estructural o funcional en la unidad administrativa o académica a la que pertenezco?

Se debe informar al área de Gestión Documental los cambios generados, para que se realice la actualización de la Tabla de Retención Documental.

 

¿Qué es el Archivo Central?

El Archivo Central es el área encargada de recibir y custodiar los documentos transferidos del archivo de gestión para su respectiva conservación de los acervos documentales.

 

¿Qué información se conserva en el Archivo Central?

En el Archivo Central de la FUP se conserva el acervo documental de la Universidad, que sirve de soporte para la función académica y administrativa, producidos en el transcurso de su historia y que sirve de testimonio y prueba de la evolución de la misma en el tiempo, como apoyo a la investigación histórica y cultural.

 

¿Por qué es importante realizar el inventario Documental?

El inventario documental se realiza para:

  • Identificar los documentos bajo custodia
  • Identificar la ubicación de los documentos
  • Determinar el responsable de la conservación de los documentos
  • Facilitar la transmisión de información al recibir y entregar cargos
  • Dar cumplimiento a requisitos de ley

 

¿Qué es una transferencia Documental? 

Una transferencia documental es la remisión de documentos del archivo de gestión al Archivo Central en cumplimiento de los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental conforme con su valoración documental. previamente se debe comunicar con el área de Gestión Documental para recibir asesoría de la actividad.

 

¿Cuáles son los pasos para realizar una transferencia documental?

Los pasos para realizar una transferencia documental son:

  • Verificar la Tabla de Retención Documental.
  • Valorar la documentación para identificar aquella susceptible de transferencia.
  • Dar cumplimiento a orientaciones sobre organización de los documentos y la elaboración del inventario documental.
  • El inventario documental se debe realizar a través del formato FO-GD002 que se encuentra en https://unividabeta.fup.edu.co/isocalidad/index.php
  • Atender recomendaciones de ajustes al inventario y trasladar los documentos al Archivo Central conforme al cronograma de Transferencias Documentales.

 

¿Para qué se conservan los documentos?

Los documentos se conservan para:

  • Evidenciar el cumplimiento de funciones.
  • Atender consultas internas o entes de control.
  • Preservar la memoria institucional.

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