Nuestra Oficina de Secretaría General es un órgano de gestión a nivel administrativo, adscrito a la Rectoría, a través del proceso de direccionamiento estratégico.
Es la oficina encargada de llevar a cabo varios procesos a nivel institucional, especialmente enfocada en brindar apoyo a la Rectoría y a los órganos de gobierno de la Institución, gestionando todo lo relacionado con sus actividades y expidiendo los documentos institucionales que se generan en virtud de sus facultades estatutarias.
Así mismo lidera diferentes actividades a nivel institucional relacionadas con los actos administrativos con sus aspectos notariales, jurídicos y protocolarios.
Proceso de Grado
Desde nuestra Oficina de Secretaría General, llevaremos a cabo el proceso de grado en las fechas programadas por la Institución, una vez la dirección del programa acredite que el aspirante ha culminado satisfactoriamente los requisitos legales y reglamentarios exigidos por la Fundación Universitaria de Popayán.
Mediante Circulares de Grado, orientaremos el proceso y las actividades para que sean llevadas a cabo desde el Programa Académico, quienes deberán brindar la orientación de los aspirantes para la obtención del Título Académico.
Conoce cómo realizar el Proceso de Grado
A continuación, encontrarás toda la información que regula el procedimiento de grado. Desde la Fundación Universitaria de Popayán invitamos a los aspirantes a Grado a conocer el proceso que deberan llevar a cabo para recibir su Título Profesional de Pregrado o Posgrado en las ceremonias públicas oficializadas a través de nuestro Calendario Académico. Ten en cuenta las fechas, documentación y trámites a realizar para un proceso exitoso.
Este es nuestro proceso de Grados
Recuerda que las ceremonias de grado son procesos institucionales que generan un trámite de forma y de fondo y que para su adecuada realización necesitan llevarse a cabo en las fechas establecidas por el Consejo Académico, fechas que son asignadas al inicio de semestre en el calendario académico, y que se adelantan mediante el cronograma de grados y las circulares institucionales, lineamientos que finalmente permiten mantener una organización predeterminada y deben ser cumplidos tanto por administrativos como por los estudiantes que participan en el proceso.
El examen de estado, denominado como prueba Saber Pro, constituye un requisito de ley para optar por el título académico, algunas universidades dentro del proceso de grado, exigen no solamente el certificado de presentación, sino los resultados de la prueba misma para iniciar el trámite al grado. La Fundación Universitaria de Popayán por su parte, únicamente exige el certificado de la presentación el cual es expedido por el ICFES tiempo después de la presentación de la prueba.
En la Fundación Universitaria de Popayán el aspirante a grado debe postularse, en una convocatoria de grado posterior a la generación del certificado de la presentación de la prueba Saber Pro y no antes, esto por cuanto el documento evidencia que la prueba haya sido realizada por el estudiante; que fue presentada como estudiante de la Institución y que la prueba fue presentada sobre el programa en el que se postula a grado, por lo cual es un requisito indispensable para dar inicio al proceso de grado.
Obtén más información sobre las Pruebas Saber PRO
En virtud de lo anterior y teniendo en cuenta los tiempos establecidos por la Institución para el proceso de grado, en relación con las fechas de la presentación de la prueba de estado, la cual es semestral, el aspirante a grado debe tener presente lo siguiente:
| El Estudiante que presenta la Prueba en | Puede postularse a |
| Primer semestre del año | 1 y 2 ceremonia de grado del Segundo Semestre |
| Segundo semestre del año | 1 y 2 ceremonia de grado del Primera Semestre |
Lo anterior se expone en relación exclusiva con los procesos de ceremonia pública de graduación, ya que el aspirante que cumpla con los requisitos de grado, en cualquier tiempo podrá postularse a grado en ceremonia privada o entrega de título sin protocolo.
Elecciones
La Secretaria General a través del proceso de direccionamiento estratégico es la oficina encargada de organizar el mecanismo de elección de docentes, egresados, estudiantes, para integrar los diferentes Órganos Colegiados de Gobierno de la Fundación Universitaria de Popayán.
El proceso de Elecciones se llevará a cabo con sujeción a las disposiciones del Acuerdo Institucional por el cual se regula el proceso electoral, el cual deberá ser ejecutado por todas las instancias encargadas del mismo, de acuerdo a las actividades que para tal efecto se programe mediante el Cronograma de Elecciones. Conoce a continuación nuestros actuales Representantes de cada Órgano Colegiado:
Conoce nuestro Reglamento de Elecciones
Noche de la Excelencia
La Secretaria General a través del proceso de direccionamiento estratégico es la oficina encargada de coordinar la realización del Homenaje Institucional con sujeción a las disposiciones de la resolución que le regula.
Ediciones de la Noche de la Excelencia
Servicios
La Secretaría General da fé y certifica los Actos Normativos y documentos oficiales, y es responsable de la emisión de los Certificados y Diplomas de Título y/o Grado que otorga la Institución.
- Correción o Reemplazo de Diploma o Acta
- Duplicado de Diploma o de Acta Individual Grado
- Verificación de Título para Egresados
- Verificación de Título para Entidades
- Certificados sobre Estímulos Académicos Otorgados
- Ruta para la gestión de Convenios
Duplicado de Diploma o de Acta Individual Grado
Deberás solicitar el inicio del trámite ante la oficina de Admisiones en el Claustro San Camilo, ubicado en la calle 8 # 9-51 o mediante el correo electrónico de admisiones@fup.edu.co, en donde te compartiremos el formato de solicitud y el recibo por concepto de duplicado de diploma o de acta individual de grado.
Nuestra Institución a través de la Secretaría General, expedirá duplicados tanto del diploma como del acta individual de grado. La solicitud se atenderá en casos tales como deterioro o daño irreparable, hurto, extravío definitivo o modificaciones en la identificación del titular, para su trámite la Institución adoptará el procedimiento correspondiente.
Aspectos importantes sobre el Duplicado y el Reemplazo
a. El duplicado se expedirá en los mismos términos del original en cuanto a la información que lo identifica, y llevará en un espacio visible la leyenda “Duplicado” y la fecha de su expedición.
b. El duplicado se expedirá en el formato institucional vigente para la fecha de su expedición.
c. En caso de que alguna de las personas que suscribieron el documento original se encuentren absolutamente ausentes de la Institución, el duplicado será suscrito por quienes, en el momento de la expedición, se encuentren en los respectivos cargos directivos, y al duplicado se anexará un certificado suscrito por la Secretaría General, en donde se identifique claramente a quienes en su momento ostentaban la calidad correspondiente.
d. Tanto el Duplicado como el Reemplazo se entregarán exclusivamente al titular de los mismos, no obstante, podrá recibirlos un tercero que deberá contar con un poder debidamente autenticado.
e. Si transcurrido el término de seis (6) meses de la expedición del duplicado o reemplazo del diploma y/o acta de grado, los documentos no son reclamados, la Secretaria General efectuará la respectiva eliminación y para la Institución, cesará la obligación de su entrega. En caso de requerirse nuevamente, el titular deberá asumir nuevamente los costos dispuestos por la Institución.
f. La Secretaría General mediante el procedimiento correspondiente, dispondrá el trámite necesario para atender la expedición de los documentos y la entrega.
Nuestra Institución aplicará el trámite en cumplimiento de las disposiciones del Decreto único reglamentario del Sector Educación, para lo cual, como interesado deberás realizar el procedimiento ante la oficina de Secretaría General en el Claustro San José ubicada en la Calle 5 #8- 58, para esto recuerda anexar el formato debidamente diligenciado, explicando el motivo de la solicitud de duplicado de diploma o de acta individual de grado,de esta manera debes tomar en cuenta lo siguiente según el caso:
Extravío definitivo
- Formato debidamente diligenciado.
- Declaración juramentada.
- Fotocopia del documento de identidad.
- Comprobante del pago por concepto de duplicado.
Hurto
- Formato debidamente diligenciado.
- Declaración juramentada por notaria o denuncia penal.
- Fotocopia del documento de identidad.
- Comprobante del pago por concepto de duplicado.
Deterioro o daño irreparable
- Formato debidamente diligenciado.
- Diploma o Acta de grado original.
- Fotocopia del documento de identidad.
- Comprobante del pago por concepto de duplicado.
Modificación de la identificación del titular
- Formato debidamente diligenciado.
- Diploma o Acta de grado original.
- Fotocopia de la Escritura Pública o sentencia judicial que autorice la modificación correspondiente.
- Fotocopia del documento de identidad anterior y nuevo.
- Comprobante de pago por concepto de duplicado
Nota: El duplicado llevará la leyenda visible de “duplicado y fecha de expedición”.
El tiempo de entrega del Duplicado será de ocho (08) días hábiles siguientes a la completitud de los documentos, exclusivamente al titular de la información, quien deberá presentar su cédula de ciudadanía, en caso contrario deberá remitir en físico una autorización autenticada para la entrega a un tercero.
Si transcurrido el término de seis(06) meses de la expedición del duplicado de diploma y/o Acta de grado los documentos no son reclamados, nuestra dependencia de Secretaría General efectuará la respectiva eliminación y el interesado deberá iniciar el trámite nuevamente.
Verificación de Título para Egresados
El interesado debe solicitar el inicio del trámite ante la oficina de Admisiones en el Claustro San Camilo ubicada en la calle 8 # 9-51 o mediante el correo electrónico admisiones@fup.edu.co, en donde se le compartirá el formato de solicitud y el recibo por concepto certificación.
La Institución aplicará el trámite en cumplimiento de las disposiciones del Decreto único reglamentario del Sector Educación, para lo cual, el interesado deberá realizar el procedimiento ante la oficina de Secretaría General en San José ubicada en la Calle 5 #8- 58 o al correo Grados@fup.edu.co, para esto deberá anexar lo siguiente:
- Formato debidamente diligenciado.
- Fotocopia del documento de identidad.
- Comprobante del pago por concepto de certificado general.
El tiempo de entrega del certificado será de tres (03) días hábiles siguientes a la completitud de los documentos, exclusivamente al titular de la información, quien deberá presentar su cedula de ciudadanía, en caso contrario deberá remitir en físico una autorización para entrega a un tercero.
Si transcurrido el término de seis(06) meses de la expedición de la verificación del título los documentos no son reclamados, la dependencia de Secretaría General efectuará la respectiva eliminación y el interesado deberá iniciar el trámite nuevamente.
Certificados sobre Estímulos Académicos Otorgados
La Fundación Universitaria de Popayán, mediante el Reglamento Estudiantil establece que se reconocerá y fomentará la excelencia en la actividad académica, cultural o deportiva de los estudiantes, mediante estímulos.
A la persona que, en calidad de estudiante, la Institución le haya reconocido algún estímulo relacionado con Monitoria, Distinción Académica, Matrícula de Honor, Grado de Honor o Trabajo de Grado Meritorio, si es de su interés, podrá solicitar certificado ante la Secretaría General.
El interesado debe solicitar el inicio del trámite ante la oficina de Admisiones en la sede San Camilo ubicada en la calle 8 # 9-51 o mediante el correo electrónico admisiones@fup.edu.co, en donde se le compartirá el formato de solicitud y el recibo por concepto Certificación, luego de manera presencial ante la oficina de la Secretaría General el Claustro San José ubicada en la Calle 5 #8- 58, o mediante el siguiente correo electrónico secretariageneral@fup.edu.co deberá entregar lo siguiente:
- Formato debidamente diligenciado.
- Fotocopia del documento de identidad.
- Comprobante del pago por concepto de certificado general.
El tiempo de entrega del certificado será de tres (03) días hábiles siguiente a la completitud de los documentos, exclusivamente al titular de la información, quien deberá presentar su cedula de ciudadanía, en caso contrario deberá remitir en físico una autorización para entrega a un tercero.
Si transcurrido el término de seis(06) meses de la expedición del certificado los documentos no son reclamados, la dependencia de Secretaría General efectuará la respectiva eliminación y el interesado deberá iniciar el trámite nuevamente.
Ruta para la gestión de Convenios
¿Te interesa un Convenio de Cooperación con nuestra U?
Desde Secretaria General de la Fundación Universitaria de Popayán te invitamos a que conozcas los pasos a seguir:
1. Empieza por conocer los detalles del procedimiento y/o descarga.
2. Tu programa o área interesada en la gestión, deberá identificar la necesidad de suscripción del convenio de cooperación y realizar las gestiones pertinentes.
3. Recuerda que se deben diligenciar los siguientes documentos:
a. Formato de afiliación de persona jurídica (Diligenciado por la entidad externa).
b. Formato de solicitud de convenio (Lo diligencia el encargado de la gestión por parte de la Institución).
c. Fotocopia de la identificación del representante legal (si eres un representante legal encargado, deberás adjuntar certificado de facultades para suscribir convenios en nombre de la entidad).
d. Fotocopia del RUT.
e. Fotocopia del certificado de existencia y representación o documento de reconocimiento de la personería jurídica.
f. Fotocopia de los antecedentes de la entidad.
Importante
Si es una entidad internacional, tener presente que los documentos sean equivalentes y permitan verificar su representación legal.
4. Radica los documentos relacionados en el anterior numeral en la oficina de Secretaría General de la FUP.
5. De esta manera, revisaremos los documentos de tu solicitud en la Secretaría General. Una vez verificados, tendrás 4 días hábiles para emitir el convenio o concepto sobre la propuesta de la entidad externa.
6. No olvides que el convenio puede necesitar aprobación de diferentes áreas, dependiendo de los compromisos ajustados por la entidad externa o de nuestra U. Así mismo, esto puede afectar los términos del convenio.
Finalmente, nuestro Rector, Padre Danilo Manziller Díaz Carmona, CJM, firmará el convenio con la aprobación de ambas partes. Luego, se enviará al encargado de gestionarlo, y este deberá obtener la firma del representante legal de la entidad externa.
Ten presente que las actividades derivadas un convenio pueden hacerse, siempre y cuando el acuerdo esté confirmado y listo. En nuestra U, no aceptamos compromisos o tareas relacionadas con documentos que no hayan pasado por el proceso que hemos mencionado anteriormente.
Si requieres apoyo en la gestión de convenios, puedes ponerte en contacto con:
– Dirección de Relaciones Inerinstitucionales
– Secretaría General
