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Secretaría General

Nuestra Oficina de Secretaría General es un órgano de gestión a nivel administrativo, adscrito a la Rectoría, a través del proceso de direccionamiento estratégico.

Es la oficina encargada de llevar a cabo varios procesos a nivel institucional, especialmente enfocada en brindar apoyo a la Rectoría y a los órganos de gobierno de la Institución, gestionando todo lo relacionado con sus actividades y expidiendo los documentos institucionales que se generan en virtud de sus facultades estatutarias.

Así mismo lidera diferentes actividades a nivel institucional relacionadas con los actos administrativos con sus aspectos notariales, jurídicos y protocolarios.

Proceso de Grado
Elecciones
Noche de la Excelencia
Servicios
Corrección o Reemplazo de Diploma o Acta
Duplicado de Diploma o de Acta Individual Grado
Verificación de Título para Egresados
Verificación de Título para Entidades
Certificados sobre Estímulos Académicos Otorgados
Ruta para la gestión de Convenios

 


Proceso de Grado para nuestros futuros profesionales


 
Desde nuestra Oficina de Secretaría General, llevaremos a cabo el proceso de grado en las fechas programadas por la Institución, una vez la dirección del programa acredite que el aspirante ha culminado satisfactoriamente los requisitos legales y reglamentarios exigidos por la Fundación Universitaria de Popayán.

Mediante Circulares de Grado, orientaremos el proceso y las actividades para que sean llevadas a cabo desde el Programa Académico, quienes deberán brindar la orientación de los aspirantes para la obtención del Título Académico.

 

Conoce cómo realizar el Proceso de Grado

 

 

A continuación, encontrarás toda la información que regula el procedimiento de grado. Desde la Fundación Universitaria de Popayán invitamos a los aspirantes a Grado a conocer el proceso que deberan llevar a cabo para recibir su Título Profesional de Pregrado o Posgrado en las ceremonias públicas oficializadas a través de nuestro Calendario Académico. Ten en cuenta las fechas, documentación y trámites a realizar para un proceso exitoso.

 

Este es nuestro proceso de Grados

 

Recuerda que las ceremonias de grado son procesos institucionales que generan un trámite de forma y de fondo y que para su adecuada realización necesitan llevarse a cabo en las fechas establecidas por el Consejo Académico, fechas que son asignadas al inicio de semestre en el calendario académico, y que se adelantan mediante el cronograma de grados y las circulares institucionales, lineamientos que finalmente permiten mantener una organización predeterminada y deben ser cumplidos tanto por administrativos como por los estudiantes que participan en el proceso.

 

 

El examen de estado, denominado como prueba Saber Pro, constituye un requisito de ley para optar por el título académico, algunas universidades dentro del proceso de grado, exigen no solamente el certificado de presentación, sino los resultados de la prueba misma para iniciar el trámite al grado. La Fundación Universitaria de Popayán por su parte, únicamente exige el certificado de la presentación el cual es expedido por el ICFES tiempo después de la presentación de la prueba.

En la Fundación Universitaria de Popayán el aspirante a grado debe postularse, en una convocatoria de grado posterior a la generación del certificado de la presentación de la prueba Saber Pro y no antes, esto por cuanto el documento evidencia que la prueba haya sido realizada por el estudiante; que fue presentada como estudiante de la Institución y que la prueba fue presentada sobre el programa en el que se postula a grado, por lo cual es un requisito indispensable para dar inicio al proceso de grado.

 

Obtén más información sobre las Pruebas Saber PRO

 

En virtud de lo anterior y teniendo en cuenta los tiempos establecidos por la Institución para el proceso de grado, en relación con las fechas de la presentación de la prueba de estado, la cual es semestral, el aspirante a grado debe tener presente lo siguiente:

 

El Estudiante que presenta la Prueba enPuede postularse a
Primer semestre del año1 y 2 ceremonia de grado del Segundo Semestre
Segundo semestre del año1 y 2 ceremonia de grado del Primera Semestre

 

Lo anterior se expone en relación exclusiva con los procesos de ceremonia pública de graduación, ya que el aspirante que cumpla con los requisitos de grado, en cualquier tiempo podrá postularse a grado en ceremonia privada o entrega de título sin protocolo.

 

 


Proceso de elecciones


La Secretaria General a través del proceso de direccionamiento estratégico es la oficina encargada de organizar el mecanismo de elección de docentes, egresados, estudiantes, para integrar los diferentes Órganos Colegiados de Gobierno de la Fundación Universitaria de Popayán.

 

 

El proceso de Elecciones se llevará a cabo con sujeción a las disposiciones del Acuerdo Institucional por el cual se regula el proceso electoral, el cual deberá ser ejecutado por todas las instancias encargadas del mismo, de acuerdo a las actividades que para tal efecto se programe mediante el Cronograma de Elecciones. Conoce a continuación nuestros actuales Representantes de cada Órgano Colegiado:

 

Representantes elegidos

 

Conoce nuestro Reglamento de Elecciones

 

 

 


Noche de la Excelencia


 
La Secretaria General a través del proceso de direccionamiento estratégico es la oficina encargada de coordinar la realización del Homenaje Institucional con sujeción a las disposiciones de la resolución que le regula.

 

 

 

Ediciones de la Noche de la Excelencia

 

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Servicios de Secretaria General


La Secretaría General da fé y certifica los Actos Normativos y documentos oficiales, y es responsable de la emisión de los Certificados y Diplomas de Título y/o Grado que otorga la Institución.

 

  1. Correción o Reemplazo de Diploma o Acta
  2. Duplicado de Diploma o de Acta Individual Grado
  3. Verificación de Título para Egresados
  4. Verificación de Título para Entidades
  5. Certificados sobre Estímulos Académicos Otorgados
  6. Ruta para la gestión de Convenios

 

 

 

 


Corrección o Reemplazo de Diploma o Acta


Nuestra Institución a través de la Secretaría General, generará de manera excepcional por una segunda vez, diplomas o actas de grado que continúan siendo originales, pero expedidos nuevamente al evidenciarse errores en la información contenida en los primeros documentos entregados, para lo cual el titular, independiente de la modalidad de graduación, una vez la Institución haga entrega oficial de los documentos, tendrá la obligación de verificar la información contenida en los mismos y en caso de evidenciar errores, tendrá hasta sesenta (60) días posteriores a su entrega, para solicitar el reemplazo. Pasado el término, el titular deberá asumir los costos dispuestos por nuestra Institución.

 

Destrucción del diploma y acta de grado

 

Nuestra Secretaría General procederá a la destrucción de los diplomas y actas de grados que no se reclamen dentro de los dos (2) años siguientes a la celebración de la graduación. Si, con posterioridad al término señalado, el egresado requiere su diploma y acta de grado, se expedirá en los términos de Duplicado, previo el pago de los derechos pecuniarios correspondientes

 

 


Duplicado de Diploma o de Acta Individual Grado


 
Deberás solicitar el inicio del trámite ante la oficina de Admisiones en el Claustro San Camilo, ubicado en la calle 8 # 9-51 o mediante el correo electrónico de admisiones@fup.edu.co, en donde te compartiremos el formato de solicitud y el recibo por concepto de duplicado de diploma o de acta individual de grado.

 

 

Nuestra Institución a través de la Secretaría General, expedirá duplicados tanto del diploma como del acta individual de grado. La solicitud se atenderá en casos tales como deterioro o daño irreparable, hurto, extravío definitivo o modificaciones en la identificación del titular, para su trámite la Institución adoptará el procedimiento correspondiente.

 

Aspectos importantes sobre el Duplicado y el Reemplazo

 

a. El duplicado se expedirá en los mismos términos del original en cuanto a la información que lo identifica, y llevará en un espacio visible la leyenda “Duplicado” y la fecha de su expedición.

b. El duplicado se expedirá en el formato institucional vigente para la fecha de su expedición.

c. En caso de que alguna de las personas que suscribieron el documento original se encuentren absolutamente ausentes de la Institución, el duplicado será suscrito por quienes, en el momento de la expedición, se encuentren en los respectivos cargos directivos, y al duplicado se anexará un certificado suscrito por la Secretaría General, en donde se identifique claramente a quienes en su momento ostentaban la calidad correspondiente.

d. Tanto el Duplicado como el Reemplazo se entregarán exclusivamente al titular de los mismos, no obstante, podrá recibirlos un tercero que deberá contar con un poder debidamente autenticado.

e. Si transcurrido el término de seis (6) meses de la expedición del duplicado o reemplazo del diploma y/o acta de grado, los documentos no son reclamados, la Secretaria General efectuará la respectiva eliminación y para la Institución, cesará la obligación de su entrega. En caso de requerirse nuevamente, el titular deberá asumir nuevamente los costos dispuestos por la Institución.

f. La Secretaría General mediante el procedimiento correspondiente, dispondrá el trámite necesario para atender la expedición de los documentos y la entrega.

 

Nuestra Institución aplicará el trámite en cumplimiento de las disposiciones del Decreto único reglamentario del Sector Educación, para lo cual, como interesado deberás realizar el procedimiento ante la oficina de Secretaría General en el Claustro San José ubicada en la Calle 5 #8- 58, para esto recuerda anexar el formato debidamente diligenciado, explicando el motivo de la solicitud de duplicado de diploma o de acta individual de grado,de esta manera debes tomar en cuenta lo siguiente según el caso:

 

Extravío definitivo

  • Formato debidamente diligenciado.
  • Declaración juramentada.
  • Fotocopia del documento de identidad.
  • Comprobante del pago por concepto de duplicado.

 

Hurto

  • Formato debidamente diligenciado.
  • Declaración juramentada por notaria o denuncia penal.
  • Fotocopia del documento de identidad.
  • Comprobante del pago por concepto de duplicado.

 

Deterioro o daño irreparable

  • Formato debidamente diligenciado.
  • Diploma o Acta de grado original.
  • Fotocopia del documento de identidad.
  • Comprobante del pago por concepto de duplicado.

 

Modificación de la identificación del titular

  • Formato debidamente diligenciado.
  • Diploma o Acta de grado original.
  • Fotocopia de la Escritura Pública o sentencia judicial que autorice la modificación correspondiente.
  • Fotocopia del documento de identidad anterior y nuevo.
  • Comprobante de pago por concepto de duplicado

 

Nota: El duplicado llevará la leyenda visible de “duplicado y fecha de expedición”.

El tiempo de entrega del Duplicado será de ocho (08) días hábiles siguientes a la completitud de los documentos, exclusivamente al titular de la información, quien deberá presentar su cédula de ciudadanía, en caso contrario deberá remitir en físico una autorización autenticada para la entrega a un tercero.

Si transcurrido el término de seis(06) meses de la expedición del duplicado de diploma y/o Acta de grado los documentos no son reclamados, nuestra dependencia de Secretaría General efectuará la respectiva eliminación y el interesado deberá iniciar el trámite nuevamente.

 

 


Verificación de Título para Egresados


 

 

El interesado debe solicitar el inicio del trámite ante la oficina de Admisiones en el Claustro San Camilo ubicada en la calle 8 # 9-51 o mediante el correo electrónico admisiones@fup.edu.co, en donde se le compartirá el formato de solicitud y el recibo por concepto certificación.

 

La Institución aplicará el trámite en cumplimiento de las disposiciones del Decreto único reglamentario del Sector Educación, para lo cual, el interesado deberá realizar el procedimiento ante la oficina de Secretaría General en San José ubicada en la Calle 5 #8- 58 o al correo Grados@fup.edu.co, para esto deberá anexar lo siguiente:

 

  • Formato debidamente diligenciado.
  • Fotocopia del documento de identidad.
  • Comprobante del pago por concepto de certificado general.

 

El tiempo de entrega del certificado será de tres (03) días hábiles siguientes a la completitud de los documentos, exclusivamente al titular de la información, quien deberá presentar su cedula de ciudadanía, en caso contrario deberá remitir en físico una autorización para entrega a un tercero.

 

Si transcurrido el término de seis(06) meses de la expedición de la verificación del título los documentos no son reclamados, la dependencia de Secretaría General efectuará la respectiva eliminación y el interesado deberá iniciar el trámite nuevamente.

 


Verificación de Título para Entidades


 
Para las entidades interesadas en vincular personal egresado de la Institución, podrán requerir la verificación del título otorgado bajo el siguiente procedimiento:

 

La solicitud debe realizarse formalmente desde el correo empresarial, dirigido al siguiente correo electrónico verificaciontitulosg@fup.edu.co.

 

La solicitud deberá identificar claramente a la entidad solicitante y relacionar los siguientes datos sobre quien solicita la verificación de título:

 

  • Nombres y apellidos completos.
  • Identificación.
  • Título otorgado con fecha del título. (Anexar el escáner del acta de grado o diploma).

 

En cumplimiento de las disposiciones de la Política Institucional sobre la protección y el tratamiento de datos personales, será requisito indispensable para proceder con la verificación de título, adjuntar el formato de autorización de manejo de datos personales, suscrito por el Egresado.

 

La Verificación de Título se generará de acuerdo con la información que se repose en el registro Institucional.

 

El tiempo de entrega de la Verificación de Título será de tres (03) días hábiles siguientes a la completitud de los documentos en el correo oficial.

 

 


Certificados sobre Estímulos Académicos Otorgados


 

 

La Fundación Universitaria de Popayán, mediante el Reglamento Estudiantil establece que se reconocerá y fomentará la excelencia en la actividad académica, cultural o deportiva de los estudiantes, mediante estímulos.

 

A la persona que, en calidad de estudiante, la Institución le haya reconocido algún estímulo relacionado con Monitoria, Distinción Académica, Matrícula de Honor, Grado de Honor o Trabajo de Grado Meritorio, si es de su interés, podrá solicitar certificado ante la Secretaría General.

 

El interesado debe solicitar el inicio del trámite ante la oficina de Admisiones en la sede San Camilo ubicada en la calle 8 # 9-51 o mediante el correo electrónico admisiones@fup.edu.co, en donde se le compartirá el formato de solicitud y el recibo por concepto Certificación, luego de manera presencial ante la oficina de la Secretaría General el Claustro San José ubicada en la Calle 5 #8- 58, o mediante el siguiente correo electrónico secretariageneral@fup.edu.co deberá entregar lo siguiente:

 

  • Formato debidamente diligenciado.
  • Fotocopia del documento de identidad.
  • Comprobante del pago por concepto de certificado general.

 

El tiempo de entrega del certificado será de tres (03) días hábiles siguiente a la completitud de los documentos, exclusivamente al titular de la información, quien deberá presentar su cedula de ciudadanía, en caso contrario deberá remitir en físico una autorización para entrega a un tercero.

 

Si transcurrido el término de seis(06) meses de la expedición del certificado los documentos no son reclamados, la dependencia de Secretaría General efectuará la respectiva eliminación y el interesado deberá iniciar el trámite nuevamente.

 

 

 


Ruta para la gestión de Convenios


 
¿Te interesa un Convenio de Cooperación con nuestra U?

 

Desde Secretaria General de la Fundación Universitaria de Popayán te invitamos a que conozcas los pasos a seguir:

1.     Empieza por conocer los detalles del procedimiento y/o descarga.

2.    Tu programa o área interesada en la gestión, deberá identificar la necesidad de suscripción del convenio de cooperación y realizar las gestiones pertinentes.

3.    Recuerda que se deben diligenciar los siguientes documentos:

a. Formato de afiliación de persona jurídica (Diligenciado por la entidad externa).
b. Formato de solicitud de convenio (Lo diligencia el encargado de la gestión por parte de la Institución).
c. Fotocopia de la identificación del representante legal (si eres un representante legal encargado, deberás adjuntar certificado de facultades para suscribir convenios en nombre de la entidad).
d. Fotocopia del RUT.
e. Fotocopia del certificado de existencia y representación o documento de reconocimiento de la personería jurídica.
f. Fotocopia de los antecedentes de la entidad.

 

 

 

Importante

Si es una entidad internacional, tener presente que los documentos sean equivalentes y permitan verificar su representación legal.

4. Radica los documentos relacionados en el anterior numeral en la oficina de Secretaría General de la FUP.

5. De esta manera, revisaremos los documentos de tu solicitud en la Secretaría General. Una vez verificados, tendrás 4 días hábiles para emitir el convenio o concepto sobre la propuesta de la entidad externa.

6. No olvides que el convenio puede necesitar aprobación de diferentes áreas, dependiendo de los compromisos ajustados por la entidad externa o de nuestra U. Así mismo, esto puede afectar los términos del convenio.

Finalmente, nuestro Rector, Padre Danilo Manziller Díaz Carmona, CJM, firmará el convenio con la aprobación de ambas partes. Luego, se enviará al encargado de gestionarlo, y este deberá obtener la firma del representante legal de la entidad externa.

Ten presente que las actividades derivadas un convenio pueden hacerse, siempre y cuando el acuerdo esté confirmado y listo. En nuestra U, no aceptamos compromisos o tareas relacionadas con documentos que no hayan pasado por el proceso que hemos mencionado anteriormente.

 

Si requieres apoyo en la gestión de convenios, puedes ponerte en contacto con:

– Dirección de Relaciones Inerinstitucionales
– Secretaría General

 

Conoce nuestros Convenios FUP

 

Mayores informes

  • Contacto Luz Angela Ordoñez Ruiz
  • Cargo Secretaria General
  • Teléfono fijo 8323223 Ext: 1012
  • Teléfono celular3244894952
  • Correo electrónico secretariageneral@fup.edu.co
  • Dependencia Rectoría

Autorización para el tratamiento de datos

En mi condición de mayor de edad actuando en nombre propio y/o como mayor de edad actuando como representante legal de un menor, al diligenciar de manera voluntaria este formulario y bajo el conocimiento de que no estoy obligado a hacerlo, autorizo a la Fundación Univesitaria de Popayán a utilizar la información que a continuación suministraré con el propósito de que sea usada para adelantar la promoción y publicidad de actividades, productos y servicios académicos que ofrece la Universidad, a través de diferentes medios como campañas de telemercadeo, mailing, SMS, etc. ; establecer contacto con egresados para efectos de promoción y/o divulgación de actividades y/o eventos de interés institucional, y/o para fines estadísticos, científicos o históricos. Conozco que la Universidad ha establecido su Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales la cual puede ser consultada en el link https://fup.edu.co/aviso-de-privacidad. Así mismo tengo conocimiento de que podré conocer, modificar o suprimir la información aquí suministrada mediante comunicación dirigida a Secretaria General - Protección de Datos - Fundación Univesitaria de Popayán a la dirección Calle 5 No. 8-58 Popayán, Cauca, o a través de correo un electrónico dirigido a la dirección habeasdata@fup.edu.co

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